Бывший шеф полка барон Винценгороде был отчислен с оставлением в звании генерал-адъютанта; приказом от 14 сентября 1803 г. командиром уланского Цесаревича полка был назначен генерал-майор барон Меллер-Закомельский I-й, прибывший в г. Махновку и вступивший в командование полком 29 ноября.
Эскадронными командирами, по представлению Его Высочества шефа полка, утверждены следующие штаб-офицеры, по старшинству эскадронов: в 1-м Его Высочества — майор Фридериций, во 2-м — полковник Чаликов, в 3-м — полковник Четвертинский, в 4-м — полковник Перич, в 5-м — полковник Мантейфель, в 6-м — генерал-майор Меллер-Закомельский, в 7-м — полковник Бибиков, в 8-м — майор Раутенфельд, в 9-м — полковник Будаев, в 10- полковник гр. Толстой.
Травяное довольствие в шести эскадронах было окончено 1 октября в остальных (1, 3, 8 и 9) позже на две недели. Для соблюдения порядка на квартирах, по повелению Его Высочества, учреждены караулы в каждом селении, где расположена половина эскадрона, из одного унтер-офицера и семи рядовых в середине селения. На главной проезжей улице, при въезде и выезде были поставлены по три рядовых во главе с ефрейтором. Лошадей предписывалось поставить в конюшни. Дежурным офицерам предписывалось находиться при конюшнях безотлучно. Караульным на всех постах строго запрещалось курить трубки. С окончанием травяного довольствия эскадронные командиры приступили к обучению нижних чинов пешей экзерциции.
В конце 1803 г. на укомплектование полка ожидалось прибытие 241 рекрута. Для их приема и препровождения в г. Махновку, где надлежало произвести распределение по способностям, 29 ноября в г. Киев был откомандирован полковник Чаликов с 6 офицерами, 16 унтер-офицерами, 70 рядовыми и 2 цирюльниками. Помимо этого, была выделена особая команда во главе полковников Мантейфеля и Толстого в задачи которой входило содержать принимаемых рекрутов под надлежащим наблюдением, чтобы не было побегов. Также, по особым распоряжениям Его Высочества шефа полка поступило 17 кантонистов из Санкт-Петербургского батальона и 22 товарища из Польского конного полка, на вакансии унтер-офицеров.
В общей сложности, в течении зимы и весны, на укомплектование полка поступило 280 человек.
По штату, утвержденному 26 сентября 1803 г. полк состоял из шефа, 1 генерала, 4 штаб-офицеров, 63 обер-офицеров, 120 унтер-офицеров, 21 трубача, 160 карабинеров, 1160 уланов. Всего 1530 строевых чинов. Нестроевых полагалось 219 человек: 5 классных чинов, 1 берейтора, 2 при церкви, 24 при больных и лазарете, 28 при обозе, 49 разных мастеровых, 5 писарей, 2 профосов, 103 денщиков. Строевых лошадей положено 1406. Подъемных лошадей 118.
Полковой обоз составляли: с упряжкой в 4 лошади — 10 повозок для больных нижних чинов, 10 провиантских повозок, 1 казначейская повозка; с упряжкой в 3 лошади — 1 повозка под инструмент; с упряжкой в 2 лошади — 2 ящика для патронов, 1 повозка под церковь, 1 аптечная повозка, 1 повозка для полковых дел.